Was macht ihr, wenn die Retrospektive nicht Ernst genommen wird?

Question

Eine Abteilung sieht sich verschiedenen Herausforderungen ausgesetzt. Um diese zu adressieren, zu diskutieren und passende Maßnahmen zu erarbeiten, gibt es eine Retrospektive mit der ganzen Abteilung, die alle 2 Wochen stattfindet.

Der Teilnehmerkreis an der Retrospektive ist höchst unterschiedlich von Retrospektive zu Retrospektive, so dass es immer wieder vorkommt, dass zwar viele Themen auf dem Tisch liegen, diese aber nicht behandelt werden können, weil wichtige Betroffene oder Entscheidungsträger gerade nicht da sind. Auf Nachfrage, warum die fehlenden Teilnehmer nicht da sind, kommen Antworten wie:

- Parallmeeting des Fachbereiches
- zu viel zu tun
- ich musste heute noch unbedingt Dies und Das fertig machen
- Dienstreise
- war die einzige Möglichkeit, mich mit dem Nachbarfachbereich zu treffen
- ...

Offensichtlich wird der Retrospektive nicht die Wichtigkeit beigemessen, die sie haben sollte. Andere Dinge stehen im Fokus. Weshalb wichtige Teilnehmer wegbleiben. Dessen Wegbleiben andererseits aber auch dafür sorgt, dass eben keine werthaltigen Ergebnisse erarbeitet werden konnten. Der Hund beißt sich gewissermaßen selbst in den Schwanz und sorgt dafür, dass immer weniger werthaltige Retrospektiven zu noch weniger Akzeptanz und Höherpriorisierung der Retrospektive führen.

Was macht ihr als Agile Coach ohne formale Macht dagegen?

Answer 1

Hallo Markus, das ist eine sehr gute und auch schwierige Frage. Dir sind Retrospektiven offensichtlich sehr wichtig. Sie sind dir bestimmt wichtig, weil du darin eine Instanz siehst wo eine Gruppe von Menschen lernt besser zusammen zu arbeiten (Säge schärfen). Du siehst bestimmt darin auch ein Instrument um aus der Gruppe von Menschen ein Team zu machen. Retrospektiven sind aus meiner Sicht unheimlich wichtig, weil ich die gewaltige Kraft solcher Meetings erlebt habe. Einige der (nicht-)Teilnehmer deiner Retrospektive scheinen es aber anders zu sehen, zumindest in Relation zu anderen Dingen. Vielleicht haben sie, anders als du, die Verbesserungskraft der Retrospektiven bisher nicht erleben können. Und hier kommen wir zu den Lösungsansätzen:

• Den Teammitgliedern die Augen für die Wichtigkeit dieser Meetings öffnen. Wenn du es schaffst, dass deine Teammitglieder das sehen was du gerade siehst, dann werden sie sich sehr wahrscheinlich nicht anders entscheiden als du. Da kann man die üblichen Change-Management Methoden nutzen. Jeder muss sehen, dass die Retrospektiven wertvoll sind. Retrospektiven müssen produktiv sein. Wenn das funktioniert, dann ist es super! Alle gehen freiwillig hin, weil sie der Meinung sind, dass diese Meetings wichtig sind.

• Überzeugen funktioniert aber nicht immer. Und hier kommt die formale Macht ins Spiel. Wenn es deine Firma wäre, wäre es für dich OK, dass sich manche Mitarbeiter immer wieder aus Meetings die aus deiner Sicht super wichtig sind ausreden? Was wäre denn, wenn du mit den betroffenen Mitarbeitern sprichst und sie sich von dir nicht überzeugen lassen, dass Retrospektiven wichtig sind? Würdest du mit diesen Mitarbeitern zusammenarbeiten wollen, wenn dir ja Retrospektiven so wichtig sind? Offensichtlich wären in dieser Situation kulturelle Grundsätze sehr unterschiedlich. Soll denn eine Firma die Überzeugungen Mitarbeiter verändern? Ist das möglich? Ist das anständig? Oder soll sich die Firma an den Mitarbeitern anpassen? So oder so muss das Unternehmen (durch formale Macht) hier handeln und zeigen was richtig und was falsch ist.

Aus meiner Sicht ist Selbstorganisation eine wirklich geniale Sache. Sie macht Teams wirklich effektiv und die Arbeit im Team macht aus meiner Sicht dadurch viel mehr Spaß. Sie braucht aber Leitplanken und Grenzen, damit sie gut funktioniert. Das Setzen von diesen Leitplanken und Grenzen ist die Aufgabe des Managements (formale Macht). Das Management muss auch sicherstellen, dass sich jeder an diesen Spielregeln hält. Nur so macht das Spiel Spaß.

Ich wünsche Dir viel Erfolg mit deinen Retrospektiven und hoffentlich kommen bald alle gerne freiwillig hin!