Dailies in skaliertem Scrum - ein großes vs. mehrere kleine was ist dabei zu beachten? Was ist sinnvoll?

Question

Hallo zusammen,

mich würden eure Gedanken und Meinungen zu folgendem Thema interessieren:
In meinem aktuellen Projekt wurden gerade (vor wenigen Tagen) die Teams neu strukturiert, so dass aus drei Komponententeams drei Featureteams wurden. Wo früher jedes Team immer nur eine Komponente eines größeren Produkts bearbeitet konnte sind die Teams nun so zusammengestellt, dass jedes der neuen Teams nun das gesamte Produkt bearbeiten kann. Die neue Organisation ist stark an LeSS angelehnt und es gibt auch nur einen PO.
Aus den Teams gab es nun den Wunsch, ein gemeinsames Daily zu machen (ca. 20 Personen) um unteranderem den Austausch zwischen den Teams zu fördern.
Das aktuelle Vorgehen ist, dass wir es für eine Woche versuchen, ein großes gemeinsames Daily anstelle der einzelnen Team-Dailies abzuhalten.

Ich selbst muss zugeben, dass ich etwas skeptisch bin, ob es funktionieren kann. Halte die Idee aber für hinreichend spannend, als dass ich ihr gerne eine ehrliche Chance geben möchte. Da ich mir sicher bin, dass wir mit den klassischen drei Daily-Fragen aus dem Scrum Guide das gesteckte Ziel nicht erreichen können würde ich mich freuen, ein paar Anregungen und Ideen zu bekommen, wie man mit dieser Situation umgehen kann. Bzw. was dabei zu beachten ist oder was es vielleicht noch für spannende Ansätze gibt um damit umzugehen.

Answer 1

Ich persönlich habe mit beiden Varianten bereits Erfahrungen gesammelt, wobei ich die tägliche bis zu 15 Minuten dauernde Variante bevorzuge, auch gemäß LeSS Framework:

https://less.works/less/framework/daily-scrum.html

Demnach ist es empfehlenswert pro Feature Team ein tägliches Daily Scrum durchzuführen, um den Wissensaustausch sowie die zeitnahe Kommunikation von Hindernissen und dessen Klärung / Ableitung geeigneter Lösungsansätze zu fördern.

Darüber hinaus betreue ich aktuell auch agile Teams mit jeweils bis zu 12 Personen, die sich für ein 15 minütiges Weekly entschieden haben, an dem neben Mitgliedern des Umsetzungsteams auch zwei Vertriebler, der agile Projektleiter sowie ein Prokurist teilnehmen. Sie sind demnach nicht nach LeSS organisiert, sondern arbeiten basierend auf gemeinsam erarbeiteten Werten und Prinzipien sowie gemäß Kanban mit entsprechendem Board. Diese Teams konzentrieren sich bei dem Weekly insbesondere auf die Frage "What is in my way?" im LeSS Framework, sodass in der kurzen Zeit nur die KollegINNEN die Timebox beanspruchen, die aktuell Hindernisse und Fragen haben. Darüber hinaus  dient dieses Meeting auch der Kommunikation von für alle KollegINNEN relevanten Informationen, wie strategische Themen oder zeitnah anstehende Termine. Diese Informationen werden häufig durch die Projektleitung kommuniziert. Ist die Timebox innerhalb des Weeklies noch nicht erreicht, dann wird häufig zum Abschluss der Zeit die Chance genutzt sich für die gemeinsame Arbeit in der Woche zu danken / es wird ein kurzer Checkout für die Woche und das Weekly durchgeführt.

Answer 2

Hallo Christoph,

erstmal muss ich sagen, dass ich die Situation kenne und gut verstehe. Die Zuordnung von Mitarbeitern zu Teams hat sich geändert, man ist etwas verunsichert. Und bei jeder Organisationsstruktur ist es so, dass einiges besser und einiges schlechter wird. Die Mitarbeiter die früher in unterschiedlichen Teams waren werden besser zusammenarbeiten können. Solche die vor der Umstellung im selben (Komponenten-)Team gearbeitet haben gehören jetzt zu unterschiedlichen Featureteams und werden einige Verluste in der Kommunikation erleben müssen. Ist denn die einzige Lösung, dass es ein Ereignis gibt wo alle gemeinsam überprüfen ob sie das gemeinsame Ziel erreichen werden und ob es Hindernisse gibt die sie schnell beseitigen müssen? Das ist zwar eine Lösung aber eine ziemlich teure.

Du fragst dich wie du ein Daily Meeting gestalten solltest, damit diese große Gruppe es schafft die 15-Minuten-Timebox einzuhalten. Das ist bestimmt möglich, aber wie sinnvoll ist es? Man kann bestimmt im Schnelldurchgang von jedem Teilnehmer eine Silbe rauslocken und dann schnell weitermachen, aber dient das dem Zweck dieses Meetings? Ich stelle es mir sehr schwierig vor, innerhalb von 15 Minuten, alles was 20 Teammitglieder an Fortschritt und Hindernissen berichten zu verstehen. Wie nützlich ist denn Information, wenn man damit nichts anfangen kann?

Aus meiner Sicht ist das der Schlüssel für erfolgreiche Organisationen: die richtige Zerteilung der kompletten Aufgabe in kleinere Gruppen die möglichst autonom (aber gut abgestimmt) arbeiten. Die gute Abstimmung geschieht durch den regelmäßigen Austausch von sinnvollen und gut kondensierten Informationen.

Es sollten also nicht alle Informationen zwischen alle Mitarbeiter ständig ausgetauscht werden, sondern nur solche die wichtig und wertvoll sind. Das liegt daran, dass der Informationsaustausch und die Verarbeitung der Informationen auch Zeitaufwendig sind. Je mehr Ansprechpartner/Teamkollegen ich habe umso mehr Zeit brauche ich um zu hören was sie alle machen, zu verstehen was für ein Einfluss ihre Beiträge auf das Gesamtergebnis haben und wie kritisch eventuell auftretende Hindernisse sind (die Anzahl der Verbindungen wächst quadratisch mit der Anzahl der Teamkollegen!). Man gewinnt beim Mega-Daily-Meeting an Kohäsion, man verliert aber deutlich entweder an Qualität oder an Zeit.

Als Übergangslösung kann das helfen. Es muss aber allen bewusst sein, dass das nicht die Lösung ist. Besser wäre es aus meiner Sicht (wie oben dargestellt) kleinere Einheiten zu haben die autonom agieren können und sich gut untereinander Abstimmen. Da sollte die Reise hingehen.