Wie schaffe ich es remote Termine (per Videokonferenz) pünktlich zu starten?

Question

Hallo,

in der aktuellen Zeit, wo sich (fast) alle im Home Office befinden, finden alle Termine in meinem Teams per Videokonferenz statt. Hierfür wird ein Tool genutzt, welches allen mehr oder weniger bekannt ist. Dennoch kommt es zu beginn der Termine immer wieder zu Verzögerungen, so dass wir Termine erst 10-15 Minuten später beginnen können.
Dies sind oft technischer Natur, weil irgendwie die Verbindung nicht richtig klappt, das Mikrofon nicht richtig funktioniert usw...
Gibt es hier hilfreiche Tipps wie man es schaffen kann, pünktlich zu beginnen?

Vielen Dank.

Answer 1

Hallo Chris, 
ich mache hier mal den Anfang mit meinen ersten Ideen. Ich bin sicher, dass sich aus der Kombination der verschiedenen Antworten, die hier dann noch kommen sicherlich einiges zusammentragen lässt.

• Eine erste Videokonferenz veranstalten, bei der es ausschließlich, um die "Konnektivität" geht. Also eine Konferenz in der alle sich mit den technischen Voraussetzungen auseinandersetzen, man Mikrofone und Kameras einstellt und erste Erfahrungen damit sammelt, wie es sich anfühlt, wenn man gerade etwas sagen möchte, während ein anderer in der Konferenz das gerade auch tut
  • Wenn man das nicht mit allen gemeinsam machen möchte, oder es einzelnen Kollegen gibt, für die die Situation neu ist, während alle anderen bereits alte Videokonferenz-Hasen sind, kann man eine solche Vorbereitungssession auch einfach zu zweit machen
• Etwas früher in ein Meeting kommen und dafür Pausen (min. 5 Minuten) zwischen mehreren Videokonferenzen einplanen, um den "Raum" zu wechseln. Damit entfällt schon einmal die Situation, dass in den ersten X Minuten immer noch der ein oder die andere Nachzügler in die Konferenz kommt. Ein einfacher Tipp dazu ist die Termine nicht 30, 45 oder 60 Minuten dauern zu lassen, sondern vielleicht eher 25, 40 oder 55 Minuten.
• Um den vorherigen Tipp umsetzen zu können, ist es natürlich auch wichtig, dass man sich an den zeitlichen Rahmen hält und ein Meeting auch wirklich beendet, wenn die Zeit abgelaufen ist, damit die Teilnehmer problemlos in ihr nächstes Meeting wechseln können.
• Ich glaube der wichtigste oder wertvollste Tipp ist "einfach auch etwas Geduld zu haben". Mit entsprechenden Wiederholungen wird eine gewisse Routine und auch ein Vertrauen in die neue Situation entstehen. Damit werden diese "Anfangsschmerzen" auch schnell aufhören.
• Nach einer gewissen Zeit (vielleicht nach der ersten Woche) halte ich es für sehr sinnvoll mit allen Beteiligten darüber zu reden, wie die ersten Erfahrungen waren und welche Schwierigkeiten es gibt, damit man gemeinsam mögliche Lösungsansätze finden kann. Im agilen Kontext nennt man das "Retrospektive", was natürlich auch gerade bei der Einführung neuer Kommunikationswege hilfreich ist. Auch eine Retrospektive kann man sehr gut remote durchführen. Es gibt auch entsprechende Tools dafür. Wenn es hierzu detaillierte Fragen gibt, schreibt diese gerne hier in die Plattform oder sprecht uns von Teamprove gerne auch an. Wir haben auch hier entsprechende Erfahrungen.

Viele Grüße
Matthias

Answer 2

Hallo Chris,

neben den Tipps, die nachfolgend zusammengefasst sind:

https://www.teamprove.de/wissen/204/schaffe-remote-termine-videokonferenz-p%C3%BCnktlich-starten?show=205#a205

Habe ich auch den Hinweis und die Erfahrung, dass es in diesen Zeiten hilft die Audiospur über Telefon / VOIP laufen zu lassen, da leider die Bandbreite bei vielen Teilnehmern oft nicht stabil ist oder das VPN leider überlastet ist. So kann schon mit dem Essentiellen / Sprache gestartet werden. Wenn die Probleme dagegen auftreten, weil die Teilnehmer noch nicht fit / nur "mehr oder weniger" mit den Tools sind empfehle ich kurze Einzelcoachings durch eine versierte Person, die die Teilnehmer bei wiederholter Verspätung coached und trainiert ODER BESSER: Es finden sich während des Meetings oder am Ende selbstständig Helfer durch eine kleine Unterstützung von Dir in der Moderation.... schließlich stellen die Verspätungen ein Impediment für einen Sprint / das Meeting / das Team dar. Dies würde ich als Moderator auch mit dem Team in einer Retrospektive herausarbeiten, sollte es später nach einer Iteration nicht besser werden.