Wie visualisiert ihr Geschafftes in Zeiten von Remote?

Question

Hallo, ich als Scrum Master möchte, dass die Teams sehen, was sie in den letzten Wochen, Monaten alles geschafft haben. Von einem Kollegen habe ich gehört, dass er in seiner Organisation aus kleinen „Backsteinen“ auf einem Miro-Board eine Mauer oder ein Gebäude baut. Auf den Backsteinen steht zum Beispiel „Login“ oder ein Story-Titel.
Habt ihr Ideen, was man sonst machen kann, damit über ein Review hinaus sichtbar ist und gewürdigt wird, was die Teams schon alles geschafft haben?

Danke und Grüße

Answer 1

Hallo Kaspar, das ist eine sehr gute Frage. Arbeit kann sich manchmal wie ein Hamsterrad anfühlen. Jeden Tag werden Tickets bearbeitet, Probleme gelöst, Verbesserungen geplant und umgesetzt. Und dann gibt es noch jede Menge Meetings! Und noch mehr Meetings! Und doch ist es schwer zu erkennen ob es Fortschritt gibt oder nicht. 

Oder es wird nur nach vorne geschaut und die Erfolge (und Misserfolge) der Vergangenheit werden schnell vergessen. 

Reaktive Aufgabenbereiche - Wo planen wenig hilft

Es gibt Aufgabenbereiche wo es darum geht Tag für Tag auf Dinge zu reagieren. Supportorganisationen sind so ein Beispiel. Es geht darum, schnell und kompetent Hilfestellungen und Orientierung zu geben. Es ist per Definition eine Aufgabe die kein Ende hat. Und sie ist nur bedingt planbar. Jeden Tag kommen Anrufe rein die erledigt werden müssen. Mal mehr, mal weniger. Die Themen sind unterschiedlich und nicht 100% vorhersehbar. Bei solchen Organisationen kann vielleicht die "Backstein-Methode" die Du erwähnt hast helfen. Am Ende des Monats kann man sich dann für die Backstein-Pyramiden freuen die gebaut wurden. 

Vielleicht lohnt es sich in diesem Fall Geschichten zu sammeln, Kundenstimmen oder Erfolgserlebnisse. In welcher Form hat in den letzten Tagen/Wochen die Unterstützung des Supports geholfen Menschen aus schwierigen Situationen zu retten und deren Alltag zu verbessern? Auch aus einer Menge solcher Kundenstimmen können Pyramiden gebaut werden! 

Planbare Aufgabenbereiche - Da wo geplant werden kann

Dann gibt es aber andere Arten von Aufgaben: solche wo es darum geht etwas zu bauen entweder einmalig oder kontinuierlich. Ein Beispiel davon ist die Produktentwicklung. Auch das kann sich wie ein Hamsterrad anfühlen. "Nach dem Release ist vor dem Release" sagen einige. Das gilt für Produkte die weiterentwickelt und in regelmäßigen Abständen an den Markt gebracht werden. Bei kleinen Projekten/Releasezyklen könnte es ausreichen wenn die Auslieferung an den Kunden gefeiert wird und die Roadmap retrospektiv angeschaut wird um zu sehen was alles bisher geliefert wurde.

Bei größeren Projekten mit extrem langen Releasezyklen ist das nicht so einfach. Wenn eine Gruppe von Menschen Monate- oder Jahrelang daran arbeitet ein größeres Projekt fertigzustellen, hilft es Etappen zu definieren. Am Ende dieser Etappen wird immer wieder eine Pause gemacht, um zu sehen wie weit man bereits gekommen ist. Diese Etappenziele können gefeiert werden.

Deine Frage war aber ob es Visualisierungen gibt die helfen können. Ich mag es, bei Projekten zu visualisieren (in Form von Projekt-Burndown-Charts) welche Teile des Projekts bisher fertig sind und wie viel noch offen bleibt. Das sieht dann so aus:

Entscheidend ist hier eine gute Definition zu haben was "fertig" heißt, die sich auf die Fertigstellung von "Inkremente" (und nicht auf Phasen oder auf Aufgaben) ausrichtet. Wichtig ist auch, dass es von Anfang an eine Liste (Product Backlog) der Items (Epics/Features/Stories ... also Anforderungen) gibt die umgesetzt werden müssen. Diese Liste wird sich mit der Zeit sehr wahrscheinlich ändern. Das ist aber nicht schlimm, der Trend bleibt trotzdem sichtbar. 

Durch solche Visualisierungen können alle Projektteilnehmer erkennen ob sie im Treibsand steckengeblieben sind oder ob es tatsächlich Fortschritt gibt. Das ist auch ein guter Weg um früh zu erkennen ob die aktuelle Geschwindigkeit ausreichen wird um pünktlich liefern zu können.

Generell finde ich aber, dass es keine bessere Würdigung gibt als wenn zufriedene Kunden/Nutzer den Teams direkt und regelmäßig davon berichten können wie sehr ihnen die vom Team gelieferten Lösungen helfen. 

Da ich Deine genaue Situation nicht kenne habe ich versucht eine allgemeine Antwort zu formulieren. Wenn Du uns mehr über Deine Situation erzählst, kann ich versuchen Dir eine genauere Antwort zu geben. Ich hoffe, das hilft Dir weiter!

Comments

Vielen Dank, Giancarlo, das waren sehr viele Impulse und vor allem auch verschiedene interessante Perspektiven unterschiedlicher Produktionsarten (Supportorganisationen, kurz- und langfristige Projekte). Mit Wall-of-Fames habe ich mich bisher etwas schwer getan, weil sie in meiner Vorstellung so ein „Corporate“-Geschmäckle haben. Aber ich habe auch noch nicht nach guten Beispielen gesucht (Check!).

Burn-Down-Charts auf Sprint-Ebene, und auf Milestones in Jira-„Plänen“ kommt gerade. Ich suche nach etwas mit Seele oder etwas was „geil“ ist. Muss sich vielleicht entwickeln...

Vielen Dank, toller Input!

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Hallo Kaspar, ja, die Wall-of-Fames, Employees-of-the-month oder Awards passen auch nicht wirklich zu mir. Es wird mir schlecht wenn ich schon daran denke. Es fühlt sich einfach zu künstlich, unnatürlich, zu antrainiert.

Deswegen bin ich eher ein Freund von "natürlichere" Wege der Anerkennung. Es gibt eine Gruppe von Menschen die eine Lösung produziert und eine Andere die von der Lösung profitiert. Wenn diese beiden Gruppen zusammenkommen können, dann geschieht ein Wunder: die Menschen die an der Lösung arbeiten bekommen direkt mit, wozu das Ganze gut ist und wem das hilft.

Wenn sich die Führungskräfte des Teams an diesen Zusammenkünften auch beteiligen, dann ist es noch besser: es zeigt wie wichtig die Arbeit des Teams für die Firma ist.

Answer 2

Viele Teams nutzen ein gemeinsames digitales Whiteboard – es gibt dafür ja unzählige Tools von Miro und Mural über Trello bis hin zum Google Jamboard. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das aber nur funktioniert, wenn das Team mit diesem Whiteboard tatsächlich regelmäßig arbeitet – sonst staubt es genauso ein wie ein physisches Whiteboard in der Ecke Ob man wie in deinem Beispiel spielerisch „Bricks“ aufeinander baut oder einfach nur erledigte „Tickets“ oder „Karten“ visualisiert, hängt vermutlich vom Spieltrieb des jeweiligen Teams ab …

Wenn man nicht mit einem digitalen Whiteboard arbeiten möchte, kenne ich es auch so, dass im Büro (sofern ihr noch eins habt) weiterhin ein physisches Whiteboard hängt, das von den Kollegen, die wochen- oder tageweise rotierend vor Ort sind, gepflegt wird. Einmal wöchentlich oder eben in einem Abstand, der zu euren Teammeetings passt, wird das Board fotografiert und in einem Team-Videocall gezeigt und besprochen.

Ein bekanntes Feedback-System ist Kudo, das kennst du als Scrum Master vielleicht bereits als Teil des Management 3.0 Konzepts von Jürgen Appelo: https://management30.com/practice/kudo-cards/  Da geht es aber weniger um ein Top-Down-Lob, sondern um den Ausdruck gegenseitiger Wertschätzung im Team - lässt sich aber sehr gut in Remote Teams anwenden!

Was ich mal in einem Blogartikel gesehen habe, ist eine „Wall of Fame“: Hier wurden das ganze Jahr über Teamerfolge aller Art gesammelt, also nicht nur erledigte To Dos, sondern auch ausgedruckte Lob-Mails von Kunden und positive Rezensionen auf Bewertungsportalen, außerdem auch Erfolge auf einer eher sozialen Teamebene, z.B. Fotos einesTeamworkshops, der ein Projekt einen entscheidenden Schritt weitergebracht hat. Die Wall of Fame war zwar als physisches Board konzipiert, aber sowas lässt sich auch problemlos digital umsetzen.

Was ich persönlich wichtig finde, ist die Definition von Erfolg bzw. Fortschritt: Ich finde es schade, wenn es immer nur darum geht, die Quantität des Outputs zu dokumentieren – wenn in deinem Beispiel also die Mauer möglichst schnell wachsen soll. Legt doch den Fokus nicht nur auf die abgehakten "To Dos", sondern auch auf die „Ta Daaas“ und würdigt, wenn etwas überdurchschnittlich gut läuft. Ein animiertes GIF im Teamchat mit "Ihr seid das geilste Team der Welt", wenn z.B. ein Meilenstein früher erreicht wurde, ist auch eine Visualisierung von gemeinsam erreichtem Erfolg!

Vielleicht ist ja der ein oder andere Impuls dabei

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"To Dos" & „Ta Daaas“ gefällt mir sehr gut, vielen Dank!

Den Gedanken von, „was Erfolg ist“ nehme ich auf jeden Fall in meine Überlegungen mit auf.

Super!

Answer 3

Ich schließe mich Thomas Antwort an. Ich glaube, was wichtig ist, ist alle Erfolge im Blick zu haben und nicht nur einzelne Stories, die abgeschlossen wurden. Bei meinem alten Arbeitgeber gab es auch eine Wand - ähnlich der von Thomas beschriebenen "Wall of Fame" - auf welcher Diamanten gesammelt wurden. Das kann der Diamant der Woche, des Monats oder Tages sein. Sie war so platziert, dass man jeden Morgen daran vorbeigelaufen ist und den Fortschritt in Form von Kundenlob, Storyabschluss etc. sehen konnte.

Da wir uns aber derzeit mehr in remote befinden, habe ich damit begonnen solche Sachen mit in die Retro einzubauen. Vor allem, wenn der Sprint z.b. aus technischen Gründen mal nicht so super gelaufen ist, ist das immer ein toller Stimmungsaufheller.

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Vielen Dank!
Wir machen nur alle vier Wochen eine Retro, ich glaube, das wäre mir zu selten. Ich überlege gerade, wie ich einen regelmäßigen Blick auf Burn-Down-Chart und Sprintziel besser implementiere und dabei nehme ich einen Blick auf die Wall-of Fame kommt auch dazu!